Praca z materiałami dźwiękowymi wymaga dokładności, szczególnie gdy nagranie ma służyć jako zapis rozmowy, spotkania albo wypowiedzi. W praktyce znaczenie ma nie tylko samo przepisanie słów, niemniej jednak także prawidłowe rozpoznanie kontekstu, kolejności wypowiedzi a także momentów, w których uczestnicy rozmowy przerywają sobie nawzajem. Transkrypcje nagrań są wykorzystywane w różnorakich sytuacjach, między innymi przy analizie wywiadów, dokumentowaniu ustaleń, przygotowywaniu materiałów roboczych czy porządkowaniu treści zarejestrowanych w trakcie spotkań.
Każde nagranie może wymagać innego podejścia, ponieważ wpływ na końcowy zapis mają jakość dźwięku, liczba rozmówców oraz sposób prowadzenia rozmowy.
Podczas budowy zapisu audio na prawdę bardzo często ukazują się kwestie, które nie są widoczne przy samym odsłuchu. Niewyraźne fragmenty, nakładające się głosy albo użytkowanie skrótów myślowych mogą utrudniać dokładne odtworzenie wypowiedzi (zobacz także: stenogram cennik). W takich wypadkach ważne jest rozróżnienie między tym, co zostało realnie powiedziane, a tym, co można tylko przypuszczać na podstawie kontekstu. Osoba przygotowująca zapis musi podejmować decyzje dotyczące oznaczania nieczytelnych fragmentów, zachowania naturalnego języka rozmówców a także ewentualnego uwzględnienia dodatkowych informacji dotyczących przebiegu nagrania. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy dokument ma później zostać użyty jako materiał pomocniczy.
Szczególnym rodzajem takiego opracowania jest transkrypcja do sądu, gdzie znacząca jest precyzja przedstawienia wypowiedzi zawartych w nagraniu. W tego rodzaju zapisach zwraca się uwagę na kolejność zdań, wskazanie osób mówiących a także zachowanie elementów rozmowy, które mogą posiadać znaczenie dla interpretacji materiału. Nie zawsze wszystkie dźwięki można jednoznacznie odczytać, dlatego w praktyce wykorzystuje się odpowiednie oznaczenia fragmentów niepewnych lub niewyraźnych. Rzetelne przygotowanie takiego dokumentu wymaga cierpliwości, ponieważ nawet drobne różnice w zapisie mogą przemienić sposób odbioru konkretnej wypowiedzi.
Stenogramy powstają też na potrzeby innych dziedzin, w których niezbędny jest uporządkowany zapis rozmów albo wystąpień. Mogą dotyczyć posiedzeń, przesłuchań, konferencji lub wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. Przy ich tworzeniu należy uwzględnić, czy oczekiwany jest zapis dosłowny, czy również wersja uporządkowana pod kątem językowym. Wybór sposobu opracowania zależy od celu dokumentu oraz od tego, jak w późniejszym czasie będzie on wykorzystywany. Różnice między nagraniami sprawiają, że nie istnieje jeden schemat pasujący do każdej sytuacji, a sposób przygotowania zapisu na prawdę często wynika z charakteru materiału źródłowego.
Zobacz także: transkrypcja do sądu.